Planificación de entrenamiento en Excel: hasta dónde llega

La planificación de entrenamiento en Excel funciona bien mientras llevas pocos clientes y eres el único que mira la hoja: una rejilla de semanas por días, una pestaña con las sesiones y poco más. Deja de escalar cuando cada cliente necesita su propia copia, cuando ya no sabes qué versión le diste a quién y cuando el cliente no puede ver el plan ni apuntar lo que hace. Aquí tienes cómo montar bien la plantilla y cómo darte cuenta de que se te ha quedado pequeña.

Qué hace bien una hoja de cálculo

Antes de cambiar nada, conviene reconocer por qué una hoja de cálculo es un buen punto de partida:

• Es flexible. Decides las columnas, los colores y el orden, sin adaptarte a la lógica de nadie.
• Ya sabes usarla. No hay nada que aprender ni que configurar.
• Se ve el bloque entero. Las semanas en filas y los días en columnas te dan el mapa completo de un vistazo.
• Es tuya. El archivo está donde tú lo guardes.

Si llevas a pocos clientes en presencial y les explicas el plan en la sala, una hoja puede bastarte. El problema no aparece el primer día, sino cuando el número de clientes y de cambios crece.

Cómo montar una plantilla de entrenamiento en Excel

Una buena plantilla de entrenamiento en Excel separa tres cosas que se suelen mezclar: qué toca cada día, en qué consiste cada sesión y qué ha hecho el cliente.

La rejilla: semanas por días

Una fila por semana y una columna por día. En cada casilla, solo el nombre de la sesión que toca, no la sesión entera. Una casilla vacía es un día sin sesión.

Ejemplo	Lunes	Martes	Miércoles	Jueves
Semana 1	Rutina A		Rutina B
Semana 2	Rutina A		Rutina B

Es un ejemplo de estructura, sin valores: qué días llevan sesión y qué sesión toca lo decides tú con cada cliente.

Las sesiones, en una pestaña aparte

Cada sesión («Rutina A», «Rutina B») se describe una sola vez en otra pestaña, con sus ejercicios y las columnas que uses: ejercicio, series, repeticiones, peso, descanso y notas. La rejilla solo las nombra. Así, si cambias la «Rutina A», no tienes que tocar cada semana en la que aparece.

Lo hecho, separado de lo programado

Si el cliente te cuenta lo que hizo, apúntalo en una pestaña distinta. Lo programado y lo hecho no deberían compartir celda: si los mezclas, al cabo de unas semanas no sabrás qué era el plan y qué fue la realidad.

Dónde deja de escalar

La hoja aguanta mientras el trabajo es tuyo y de nadie más. Estos son los puntos donde empieza a costar tiempo:

• Una copia por cliente. Cada cliente nuevo es otro archivo u otra pestaña, y una mejora en la base tienes que repetirla en todas las copias.
• Versiones. Acabas con archivos llamados «plan_final_bueno» y no sabes qué versión tiene cada cliente ni qué cambiaste entre una y otra.
• El cliente no la ve. Tienes que mandarle el plan en un archivo o una captura, y cada cambio es un reenvío.
• El cliente no registra. Lo que hace te llega por mensajes y lo pasas tú a mano a la hoja, si te acuerdas.
• Las fechas. Cada cliente empieza un día distinto, y traducir «semana 3, jueves» a una fecha real lo haces tú cada vez.

Señales de que tu hoja se ha quedado pequeña

1. Pasas más tiempo copiando y renombrando archivos que planificando.
2. Has mandado a un cliente una versión vieja del plan.
3. Para saber qué hizo un cliente la semana pasada tienes que buscar en el chat.
4. Repites la misma sesión a mano en varias semanas y en varios clientes.
5. Algún cliente te pregunta qué le toca hoy.

Si te reconoces en varias, el problema ya no es la hoja en sí: es que el plan tiene que llegar al cliente y volver con lo que hizo, y una hoja que solo ves tú no hace ese viaje.

De la hoja a un programa por semanas

Pasar de una hoja a una herramienta no consiste en copiar celdas, sino en separar lo que en la hoja estaba junto:

1. Las sesiones, como plantillas. Lo que en tu hoja era la pestaña de sesiones.
2. El programa, como rejilla. Solo dice qué sesión toca cada día de cada semana.
3. El calendario del cliente, con fechas reales. Es de donde sale lo que le toca cada día.

Monta primero la semana 1, cópiala sobre las siguientes y cambia solo las casillas que varían. Antes de aplicar el programa a un cliente, revisa qué días chocan con lo que ya tenía en su calendario. Y haz el cambio por partes: empieza con los clientes nuevos y deja que los actuales terminen lo que tienen en la hoja.

Cómo lo resuelve Entrenify

Lo primero que necesitas saber: Entrenify no importa desde Excel ni desde CSV. Las sesiones y los programas se montan dentro de la herramienta, una vez. A partir de ahí:

• Rejilla: los programas se montan en una rejilla de semanas por días (cuatro semanas por defecto), y un programa dura de 1 a 12 semanas.
• Copiar semanas: se puede copiar una semana sobre otras.
• Sesiones reutilizadas: el programa no guarda ejercicios ni alimentos, sino referencias a los días de tus plantillas de rutina y a tus menús.
• Calendario del cliente: el programa se vuelca en el calendario del cliente, y la semana 1 empieza el día que digas, sin que tenga que ser lunes.
• Vista previa: antes de aplicarlo ves cuántas sesiones va a crear y cuáles chocan con algo que ya hay.
• Copia, no vínculo: una vez aplicado, el plan es del cliente. Editarlo no cambia el programa y cambiar el programa no le cambia el plan.
• Versiones: las plantillas guardan versiones con una nota de qué cambió.
• El cliente lo ve y registra: entra en su app, ve la rutina del día y registra series, repeticiones, peso y RPE.

El constructor de programas se usa en ordenador, no en el móvil. Cómo preparar las sesiones que luego coloca el programa lo contamos en cómo crear rutinas sin perder horas, y qué hacer con lo que registra el cliente, en el seguimiento de clientes online. Precios y planes, en la portada de Entrenify.