Entrenamiento online: un seguimiento real de tus clientes

El seguimiento de clientes en entrenamiento online es real cuando no depende de que el cliente te escriba: recoges cada semana los mismos datos, los revisas en un hueco fijo de tu agenda y respondes con una decisión. No consiste en estar disponible a todas horas, sino en saber quién necesita tu atención hoy y dedicársela.

Seguimiento no es responder mensajes

Contestar rápido está bien, pero no te dice si el cliente entrenó el martes ni cómo le ha ido la semana. Un seguimiento que funciona tiene tres partes:

1. Datos que llegan solos, sin que tengas que pedirlos uno a uno.
2. Una revisión con día fijo, siempre igual.
3. Una respuesta: ajustar el plan, animar o esperar, y decírselo al cliente.

Si falta cualquiera de las tres, el seguimiento depende de tu memoria y de tu bandeja de mensajes. Y con cada cliente que sumas, la memoria falla antes.

Qué datos seguir (y cuáles no pedir)

Más datos no es mejor seguimiento. Lo que importa es pedir siempre los mismos, para poder comparar una semana con la anterior:

• Lo que entrena: las sesiones que registra frente a las que tenía previstas, con lo que apunta en cada una.
• Lo que cuenta: cómo le ha ido la semana, contado por él en un parte breve, el check-in.
• Sus medidas: peso y perímetros, con la frecuencia que hayáis acordado.
• Fotos de progreso: solo si el cliente quiere y con su consentimiento, del que hablamos más abajo.

Una regla útil: no pidas un dato que no vayas a mirar. Cada campo que el cliente rellena y nadie lee le enseña que rellenarlo no sirve de nada.

El check-in semanal: cerrar el círculo

El check-in es el parte que el cliente te manda cada semana. Funciona cuando cumple tres condiciones:

• Corto y siempre igual. Las mismas preguntas cada semana permiten comparar; un formulario que cambia, no.
• Con día fijo. Si todos tus clientes online lo mandan el mismo día, puedes reservar un bloque de tu agenda para revisarlos.
• Con respuesta. Si el cliente manda su check-in y no recibe nada, es fácil que el siguiente lo rellene con menos ganas.

La respuesta no tiene que ser larga. Lo importante es que el cliente note que alguien ha leído lo que escribió y que, si hace falta, su plan cambia.

Ordena tu semana de seguimiento

El seguimiento se sostiene si tiene un sitio en tu agenda. Un esquema sencillo:

1. Cada día, unos minutos: mira quién no ha entrenado, quién te ha mandado su check-in y quién no tiene plan, y escribe solo a quien lo necesita.
2. Un bloque fijo a la semana: responde los check-ins, uno por uno.
3. Cada cierto tiempo, cliente a cliente: compara sus medidas y sus fotos con las anteriores y decide si el plan sigue igual o cambia.

Ese tercer paso es tu criterio profesional, y aquí no entramos en él: lo que importa es que tenga fecha y no dependa de que te acuerdes.

Fotos y datos de salud: qué dice el RGPD

Parte de lo que recoges en un seguimiento puede ser información sobre la salud de tu cliente, y la norma la protege de forma especial.

El Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) define los «datos relativos a la salud» como «datos personales relativos a la salud física o mental de una persona física, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud».

Su artículo 9.1 prohíbe el tratamiento de varias categorías de datos, entre ellas los «datos relativos a la salud», y su artículo 9.2.a) establece que esa prohibición no se aplica, entre otros supuestos, cuando «el interesado dio su consentimiento explícito para el tratamiento de dichos datos personales con uno o más de los fines especificados», salvo que el Derecho de la Unión o de los Estados miembros establezca que esa prohibición «no puede ser levantada por el interesado».

El artículo 7.1 añade que, si el tratamiento se basa en el consentimiento, el responsable «deberá ser capaz de demostrar que aquel consintió el tratamiento de sus datos personales». Y el artículo 7.3 dice que el interesado «tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento».

Qué datos de tu seguimiento entran en esa definición y en qué te apoyas para tratarlos depende de lo que recojas y para qué; si tienes dudas, consúltalo con un profesional de protección de datos. Si te apoyas en su consentimiento, en la práctica conviene:

• Pedir el consentimiento antes de recoger esos datos, explicando para qué los vas a usar.
• Guardar constancia de cuándo lo dio y de si lo ha retirado.
• Tratar las fotos corporales aparte, con su propio consentimiento, y no usarlas para nada que no hayáis acordado.
• Tener claro cómo le entregas una copia de sus datos o cómo los borras si te lo pide.

Cuándo escribir a un cliente

Fija tus propios umbrales y respétalos: cuántos días sin registrar entrenamientos te preocupan, cuántas sesiones previstas sin hacer en una semana te parecen demasiadas o cuánto tiempo sin check-in es demasiado. Dependen del plan de cada cliente: no es lo mismo una semana floja en un plan con muchas sesiones que en uno con pocas.

Cuando alguien cruza un umbral, empieza por un mensaje corto y concreto, del tipo «he visto que esta semana no has podido entrenar, ¿qué ha pasado?», mejor que por un reproche. Si se repite, quizá el plan no encaja con su vida y toca hablarlo. Cómo detectar a tiempo a quien está a punto de dejarlo lo contamos en cómo retener a tus clientes.

Cómo lo resuelve Entrenify

Esto es lo que hace Entrenify en cada parte del seguimiento, separado de lo que dice la norma:

• Check-in: en el check-in semanal el cliente te envía desde su app su peso, cuánto ha cumplido del plan, su ánimo, su energía, sus horas de sueño y sus notas, y tú puedes responderlo. Los campos son fijos: no hay cuestionarios personalizables.
• Avisos del check-in: cuando un cliente te manda su check-in te llega un aviso, y cuando lo respondes se le avisa a él. Si no lo ha mandado, puedes enviarle un recordatorio por correo y notificación push, sin datos de salud en el mensaje.
• Medidas: peso y perímetros (cintura, cadera, pecho, brazo, pierna) y porcentaje de grasa, que puede registrar el cliente o el entrenador.
• Evolución: en la ficha de cada cliente ves sus gráficas de peso, perímetros y sesiones por semana.
• Fotos: fotos de progreso, con un consentimiento aparte para las fotos corporales, y comparador entre dos fechas.
• Consentimiento: hasta que el cliente no da su consentimiento explícito para tratar sus datos de salud, no se pueden registrar sus medidas (tampoco las que tomas tú) ni puede mandar su check-in, y el entrenador no puede aceptar por su cliente. El cliente lo da desde su app y queda registrada la fecha.
• Sus datos: el propio cliente puede descargar una copia de sus datos, y la supresión la atiende el entrenador, que puede borrar los datos de su cliente.
• Chat: chat entrenador-cliente con bandeja, adjuntos (imágenes y PDF), notas de voz, grupos y búsqueda dentro de la conversación. No hay vídeo en el chat ni videollamada propia.
• Aviso diario: un solo aviso al día, a tu hora, con todo junto: clientes que no pagan, que no entrenan desde hace días, sin plan o con check-in nuevo. Los umbrales los pones tú, y si no hay nada que contar, no se envía nada.

Entrenify no se conecta con pulseras ni relojes: lo que ves es lo que el cliente registra o cuenta. Cómo vive todo esto tu cliente desde el móvil lo contamos en la app para tus clientes, y el resto del producto está en la portada de Entrenify.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 9 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (Reglamento general de protección de datos): artículos 4.15, 7 y 9. BOE (DOUE).