Cómo crear rutinas para tus clientes sin perder horas

Para crear rutinas de entrenamiento para clientes sin perder horas no hace falta escribir más deprisa: hace falta dejar de empezar de cero. Montas cada estructura una vez como plantilla, la asignas a los clientes que la necesitan con una copia propia para cada uno y ajustas solo lo que cambia para esa persona. El resto del tiempo se pierde buscando ejercicios, rehaciendo documentos y deshaciendo cambios, y eso también se puede ordenar.

Dónde se van las horas

Si llevas las rutinas en documentos sueltos, seguramente reconoces estas tareas:

• Copias la rutina de un cliente para otro y cambias a mano lo que no le corresponde.
• Buscas el nombre de un ejercicio, o una imagen que lo explique, cada vez que lo añades.
• Retocas el documento base para un cliente y pierdes la versión que usabas con los demás.
• Reenvías el archivo actualizado y el cliente sigue mirando el anterior.
• Al cabo de unas semanas no recuerdas qué le habías puesto ni por qué lo cambiaste.

Ninguna de esas tareas es diseñar el entrenamiento: son copias, búsquedas y reenvíos. Y crecen con cada cliente que sumas. El tiempo que se recupera no sale de trabajar más rápido, sino de no repetir lo que ya hiciste.

Separa la plantilla de la rutina del cliente

El primer cambio es de método: distingue entre la plantilla, que es tuya y sirve de base, y la rutina del cliente, que parte de esa plantilla y se ajusta a una persona concreta. La plantilla recoge una estructura que repites a menudo, con sus días y sus ejercicios. Por ejemplo, una «Rutina A» y una «Rutina B» que usas con un tipo de cliente parecido.

Qué guardar en cada plantilla

• Un nombre que te diga para quién es sin tener que abrirla.
• Los días de la sesión y el orden de los ejercicios.
• Los campos que luego ajustas a cada cliente, para no tener que añadirlos cada vez.
• Una nota para ti: cuándo usas esa plantilla y qué sueles cambiar.

Guarda lo que ya te ha funcionado

Cuando ajustas la rutina de un cliente y ese ajuste te sirve para otros, conviértelo en plantilla. Así tu biblioteca crece con el trabajo que ya haces, no con horas extra delante del ordenador.

Asigna una vez a varios clientes

Si tres clientes empiezan con la misma base, no tiene sentido montarla tres veces. Lo que ahorra tiempo es asignar la plantilla a todos de una vez y que cada uno reciba su propia copia. La copia importa por dos motivos:

• Puedes ajustar la rutina de un cliente sin tocar la de los demás ni la plantilla.
• Si mañana mejoras la plantilla, no le cambias el entreno a mitad de semana a quien ya la está siguiendo.

Con documentos pasa lo contrario. Si todos miran el mismo archivo, cada retoque les afecta a todos. Y si hay un archivo por cliente, cada mejora de la base tienes que repetirla a mano en cada copia.

Cambia sin miedo: versiones con nota

Retocar una plantilla da respeto cuando no hay vuelta atrás. Un historial de versiones lo resuelve: guardas el estado de la plantilla con una nota de qué cambiaste, comparas dos versiones para ver qué se movió y, si el cambio no te convence, vuelves a la anterior.

Tres momentos en los que conviene guardar una versión:

1. Antes de asignar la plantilla a un grupo nuevo de clientes.
2. Antes de un cambio grande del que no estás seguro.
3. Cuando cierras una mejora que quieres poder explicar más adelante.

La nota es lo que hace útil el historial. Dentro de unos meses, «cambio el orden del día 2 y quito un ejercicio repetido» te dirá mucho más que «versión 3».

Una biblioteca de ejercicios que no tengas que rehacer

Buena parte del tiempo se va en los propios ejercicios: escribir el nombre de forma que el cliente lo entienda, buscar una imagen que lo aclare y repetir la misma indicación en cada rutina. Una biblioteca propia lo evita, porque cada ejercicio se describe una vez y se reutiliza en todas las rutinas.

Para que de verdad te ahorre tiempo:

• Un solo nombre por ejercicio, en español y siempre igual: si lo llamas de dos formas, el cliente pensará que son dos ejercicios distintos.
• Una imagen por ejercicio, para que el cliente sepa cuál es sin preguntarte.
• Solo los ejercicios que usas, para no buscar entre cientos cada vez que montas una rutina.
• Las indicaciones escritas en la ficha del ejercicio, no copiadas en cada rutina.

Lista de comprobación antes de la próxima rutina

1. ¿Tienes ya una plantilla parecida? Parte de ella.
2. ¿Va a ser para más de un cliente? Asígnala a todos de una vez.
3. ¿Ajustas algo para un cliente? Hazlo en su copia, no en la plantilla.
4. ¿Vas a cambiar la plantilla? Guarda antes una versión con una nota.
5. ¿Te ha salido una variante útil? Guárdala como plantilla nueva.
6. ¿El cliente quiere su plan en un archivo? Sácalo de la rutina, no mantengas un documento aparte que se quede viejo.

Cómo lo resuelve Entrenify

En Entrenify, cada paso del método anterior tiene su sitio:

• Rutinas: las rutinas llevan series, repeticiones, peso, descanso y un RPE objetivo por ejercicio.
• Asignar a varios: una rutina se asigna a varios clientes a la vez y cada cliente recibe su propia copia. Desde ese momento cada uno entrena su copia: si editas la plantilla, a él no le cambia el entreno a mitad de semana.
• Ajustar a uno: puedes editar el plan de un cliente sin tocar a los demás, y el plan de un cliente se puede guardar como plantilla reutilizable con otros clientes.
• Versiones: las plantillas guardan versiones: se puede guardar una versión con una nota, comparar dos versiones y restaurar una anterior. Restaurar cambia la plantilla; a quien la recibió con su propia copia no le cambia nada.
• Biblioteca: de serie trae 873 ejercicios, cada uno con imagen; puedes copiarlos a tu biblioteca propia. Los ejercicios del catálogo tienen imagen, no vídeo.
• PDF: el plan se puede generar en PDF y queda en los documentos del cliente.
• En el móvil del cliente: el cliente entra en su app y ve la rutina del día; registra series, repeticiones, peso y RPE.

Si además planificas varias semanas seguidas, hay un constructor de programas aparte; lo contamos en planificación de entrenamiento en Excel. Y lo que ve tu cliente cuando abre su rutina, en la app para tus clientes. Los planes y el resto de funciones están en la portada de Entrenify.