Firmar documentos online con tus clientes

La firma online de documentos con tus clientes de entrenador personal funciona así: le mandas el documento por un enlace, un código de un solo uso enviado a su correo confirma que quien firma tiene acceso a ese buzón, acepta de forma expresa y queda una prueba de qué firmó y cuándo. Antes de eso, decide qué documentos merece la pena firmar y redáctalos claros. Y ten presente lo que una firma así prueba y lo que no.

Qué documentos conviene firmar

No hace falta firmarlo todo. Firma lo que, si un día surge un desacuerdo, querrías poder enseñar tal y como se aceptó:

• Las condiciones del servicio: qué incluye, cuánto cuesta, cómo se paga, qué pasa si cancela y cómo os comunicáis. Cómo redactar esa parte lo contamos en política de cancelación.
• Autorizaciones concretas: un permiso para un uso que no forma parte del servicio, pedido aparte y por escrito.
• Los cambios de lo acordado: una cuota nueva, un cambio de modalidad o de horario fijo.

Lo que no conviene es usar la firma para todo. Si cada mensaje se convierte en un documento que firmar, tu cliente dejará de leerlos, y entonces la firma deja de tener sentido.

Antes de pedir la firma: el documento

Una firma vale tanto como el documento que se firma. Si tu cliente no entiende lo que acepta, la firma no resuelve nada cuando surja la duda. Unas pautas:

• Corto y en lenguaje llano. Mejor una página que se lee entera que cinco que nadie termina.
• Un asunto por documento. Las condiciones del servicio por un lado y cada autorización por otro, para que pueda aceptar una cosa sin aceptar las demás.
• Versión final. Revisa el documento antes de mandarlo: lo que se firma es exactamente ese archivo.
• Un título que se entienda, para que dentro de un año sepáis los dos qué es sin abrirlo.

Y explícaselo antes. Mandar un documento a firmar sin haberlo hablado convierte un trámite en una sorpresa. Encaja bien en el alta, como contamos en la primera semana de un cliente nuevo.

Qué dice la norma sobre la firma electrónica

En la Unión Europea, la firma electrónica la regula el Reglamento (UE) n.º 910/2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Su artículo 3, apartado 10, define la firma electrónica como «los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».

El mismo reglamento distingue además la firma electrónica avanzada y la cualificada, con requisitos crecientes: la cualificada es una firma avanzada que se crea con un dispositivo cualificado y se basa en un certificado cualificado.

Sobre sus efectos, el artículo 25.1 del reglamento dice que «No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada».

Y el artículo 25.2 añade que «Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita».

En la práctica: que una firma sea electrónica no le quita valor por sí solo, pero la norma solo equipara a la firma manuscrita la cualificada. Qué firma necesita un documento concreto depende del caso; si tienes dudas, consúltalo con un asesor.

Qué prueba una firma online y qué no

Una firma online sirve si deja una prueba que se pueda enseñar después. Para los consentimientos sobre sus datos personales, el artículo 7.1 del RGPD dice que, cuando el tratamiento se base en el consentimiento, «el responsable deberá ser capaz de demostrar que aquel consintió el tratamiento de sus datos personales».

Una buena prueba de firma responde a cuatro preguntas:

1. Qué se firmó: el documento exacto, de forma que cualquier cambio posterior se note.
2. Quién: el nombre que escribió y el correo con el que se confirmó.
3. Cuándo y desde dónde: la fecha, la hora y la conexión desde la que se hizo.
4. Cómo: que aceptó de forma expresa, no con un clic sin más.

Y lo que no prueba: un código enviado al correo demuestra que quien firmó tenía acceso a ese buzón, no que fuera esa persona. Si un documento necesita más garantías, consúltalo con un asesor antes de usar una firma así. Lo esencial de los datos de tus clientes lo tienes en protección de datos para entrenadores.

Lista de comprobación antes de pedir una firma

1. ¿El documento está en su versión final?
2. ¿Tu cliente tiene un correo al que de verdad accede?
3. ¿Le has explicado qué firma y por qué?
4. ¿Sabe que puede decir que no y hablarlo contigo?
5. ¿Sabes dónde quedarán el documento firmado y su prueba?
6. ¿Es un documento que necesita más garantías? Consúltalo antes.

Cómo lo resuelve Entrenify

1. Pides la firma: subes el documento a la ficha del cliente y pulsas «Pedir firma». Al pedirla, el documento se comparte con él: no se puede firmar lo que no se puede leer. El cliente tiene que tener un correo en su ficha.
2. Le llega el enlace: recibe un correo con un enlace para firmar que vale una semana. Desde ese enlace lee el documento sin entrar en su cuenta. En su app, en Documentos, ve también lo que tiene pendiente de firmar; la firma se hace desde el enlace del correo.
3. Pide el código: le llega a su correo un código de un solo uso, de seis cifras, que caduca a los quince minutos. El enlace admite como mucho cinco intentos fallidos; después deja de valer.
4. Acepta y firma: escribe su nombre, el código y marca la casilla de aceptación. Sin aceptación expresa no se firma.
5. Mismo documento: al firmar se comprueba que el archivo tiene la misma huella que cuando pediste la firma; si ha cambiado, la firma se rechaza.
6. Puede decir que no: si no está de acuerdo, puede rechazarlo y explicar el motivo. Tanto si firma como si no, te llega un aviso.

Al firmar se genera un certificado de firma en PDF, aparte del documento, que queda en los documentos del cliente y lo veis los dos. Recoge la huella SHA-256 del archivo, el nombre que escribió, el correo con el que se verificó, la fecha y la hora, la dirección IP, el navegador y cuántos intentos hicieron falta.

Lo que no hace: Entrenify no le pone una etiqueta jurídica a esta firma. Su certificado dice lo que se comprobó y lo que no acredita: no acredita la identidad de la persona, solo el acceso a ese buzón de correo, y la hora es la del servidor, sin sello de tiempo de un tercero. El resto del producto, en la portada de Entrenify.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Reglamento (UE) n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior: artículos 3 y 25. BOE (DOUE).
• Reglamento (UE) n.º 910/2014, texto consolidado: artículos 3 y 25 (comprobación de vigencia). EUR-Lex (Unión Europea).
• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (Reglamento general de protección de datos): artículo 7. BOE (DOUE).