Alta de un cliente nuevo: su primera semana, paso a paso
El onboarding de clientes de un entrenador personal es todo lo que ocurre entre el «empiezo contigo» y el final de su primera semana: abrir su ficha, contarle cómo vas a tratar sus datos y pedirle su consentimiento, darle acceso a su app, asignarle el plan, dejar registrada la cuota y acordar cómo os vais a comunicar. Si lo haces siempre en el mismo orden, deja de depender de tu memoria y el cliente sabe desde el primer día qué puede esperar de ti.
Antes de empezar: lo que acordáis
Muchos malentendidos de los primeros meses nacen de algo que nadie dijo el primer día. Antes de dar de alta a un cliente, deja claro por escrito, en un mensaje o en un documento breve:
- Qué incluye el servicio: sesiones presenciales, plan online o las dos cosas, y qué queda fuera.
- Cómo y cuándo se paga: cuota o bono, fecha de cobro y forma de pago.
- Por dónde habláis: un canal de trabajo y tu horario de respuesta.
- Qué pasa si cancela: con cuánta antelación tiene que avisar y qué ocurre si no viene.
- Qué día manda su check-in, si trabajáis con seguimiento semanal.
No hace falta un contrato largo. Lo importante es que lo acordado esté escrito en un sitio al que los dos podáis volver cuando surja una duda.
Día 1: la ficha y sus datos
La ficha va primero porque todo lo demás cuelga de ella. Pide lo que vas a usar: cómo contactar con él, qué quiere conseguir, desde qué nivel parte y cuándo puede entrenar. Lo que no vas a mirar, no lo pidas; lo tienes desglosado en qué datos pedir en la ficha de cliente.
En ese mismo momento toca hablar de sus datos. Antes de registrar su peso, sus medidas o cualquier información sobre su salud, explícale para qué los vas a usar, quién los ve, cuánto tiempo los guardarás y cómo puede pedirte una copia o que los borres, y pídele su consentimiento. Hacerlo el primer día evita tener que pedirlo después con el seguimiento ya en marcha.
Día 1: el acceso a su app
Si tu cliente va a usar una app, que salga del primer día con ella funcionando. Lo más práctico es hacer el alta con él delante, al final de la primera sesión o de la primera llamada:
- Le das de alta con su nombre y su correo.
- Abre el correo de invitación y elige su contraseña.
- Instala la app en su móvil y entra.
- Abrís juntos la pantalla donde verá su plan.
Esos minutos con él delante te ahorran después muchos mensajes de «no me llega el correo» o «no encuentro la rutina». Qué ve tu cliente al entrar y cómo conseguir que la siga abriendo lo contamos en la app de tus clientes.
Primeros días: plan, cuota y bienvenida
Con la ficha abierta y la app instalada, quedan tres cosas que conviene cerrar antes de que acabe la semana.
Su primer plan
Asígnale su primera rutina cuanto antes, aunque sea una versión inicial que ajustarás con lo que veas en las primeras sesiones. Si entra en su app y no encuentra nada que hacer, es fácil que tarde en volver a abrirla. Partir de una plantilla propia y adaptarla te ahorra empezar de cero con cada cliente.
Su cuota
Registra la cuota el primer día: importe, periodicidad y fecha del primer cobro. Así sabes desde el principio cuándo toca cobrar, y si un pago no llega a su fecha lo ves a tiempo, no un mes después.
Un mensaje de bienvenida
Un mensaje corto que le confirme lo que ya tiene: su plan en la app, por dónde escribirte y qué día esperas su primer check-in. Si das de alta a menudo, guárdalo como plantilla y cambia solo lo que sea de cada persona.
Final de la semana: el primer check-in
El primer check-in marca la costumbre. Pídeselo el día acordado y respóndelo ese mismo día o el siguiente, aunque sea con dos frases: qué has visto en su semana y qué cambia, si cambia algo. Si el primero se queda sin respuesta, el segundo llegará con menos ganas.
Aprovecha también para preguntarle cómo se ha encontrado con la app, con el plan y con los horarios. Es más fácil corregir algo en la primera semana que en el tercer mes. Cómo organizar el check-in de todas las semanas lo contamos en el check-in semanal.
La lista de la primera semana
| Momento | Qué haces | Está hecho cuando… |
|---|---|---|
| Antes del alta | Acordáis servicio, pago, canal, cancelaciones y día del check-in | Está por escrito y los dos lo tenéis |
| Día 1 | Abres su ficha con los datos que vas a usar | No hay campos «por si acaso» |
| Día 1 | Le explicas cómo tratarás sus datos y le pides su consentimiento | Consta que lo ha dado |
| Día 1 | Le das acceso y le ayudas a instalar la app | Ha entrado con su contraseña |
| Primeros días | Le asignas su primer plan | Lo ve en su app |
| Primeros días | Registras su cuota | Sabes cuándo es el próximo cobro |
| Primeros días | Le mandas la bienvenida | Sabe por dónde escribirte |
| Final de la semana | Recibes y respondes su primer check-in | Tiene tu respuesta |
Cómo lo resuelve Entrenify
En Entrenify, cada paso de esta lista tiene su sitio:
- Dos formas de dar de alta: invitarle por correo o crear solo su ficha y darle acceso más adelante. El correo solo es imprescindible si le vas a invitar.
- Acceso por invitación: le llega un enlace de un solo uso para que ponga su propia contraseña; tú no la eliges ni la ves. El enlace caduca a las 72 horas y, si le mandas otro, el anterior deja de valer.
- Un solo botón de acceso: desde su ficha, el mismo botón crea su cuenta y le invita, le reenvía la invitación o le manda un enlace para restablecer la contraseña, según en qué punto esté.
- Consentimiento: lo da el propio cliente desde su app y queda registrada la fecha; tú no puedes aceptar por él. Hasta que lo da, no se pueden registrar sus medidas ni puede mandar su check-in.
- Plan: le asignas una rutina desde su ficha, y una misma rutina se puede asignar a varios clientes a la vez, con una copia propia para cada uno.
- Cuota: mensual, trimestral, semestral, anual o pago único, y el próximo cobro se calcula solo. Los cobros se registran a mano (efectivo, transferencia, Bizum, tarjeta, domiciliado u otro): Entrenify no es una pasarela de pago ni emite factura fiscal.
- Bienvenida: el chat te sugiere plantillas de mensaje, entre ellas una de bienvenida que lleva el nombre del cliente, y puedes guardar las tuyas.
- Primer check-in: cuando te lo manda, te llega un aviso; cuando lo respondes, se le avisa a él.
Lo que no hace: no envía avisos por WhatsApp ni SMS, y la app no está en App Store ni en Google Play: se instala como aplicación web desde el navegador del móvil. Precios y planes, en la portada de Entrenify.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dar de alta a un cliente que todavía no me ha dado su correo?
Sí. En Entrenify puedes crear solo su ficha y darle acceso más adelante desde ella. El correo solo es imprescindible si le vas a invitar a la app.
¿Qué conviene acordar con un cliente antes de empezar?
Lo básico: qué incluye el servicio, cómo y cuándo paga, por dónde habláis y en qué horario respondes, qué pasa si cancela una sesión y qué día manda su check-in. Basta con dejarlo por escrito en un mensaje o en un documento breve.
¿Puedo aceptar yo el consentimiento de datos de salud por mi cliente?
No. Lo da el propio cliente desde su app y queda registrada la fecha. Mientras no lo da, no se pueden registrar sus medidas ni puede mandar su check-in.
¿Hace falta hacer el alta con el cliente delante?
No hace falta, pero ayuda. Si le das de alta al final de la primera sesión o de la primera llamada, puede abrir la invitación, elegir su contraseña e instalar la app contigo, y salir con su plan a la vista.