Ficha de cliente: qué datos pedir y cuáles sobran

Una buena ficha de cliente de entrenador personal recoge lo que necesitas para trabajar con esa persona y poco más: cómo contactar con ella, qué quiere conseguir, cuándo puede entrenar y lo que vais registrando juntos. Cada dato de más es algo que tendrás que guardar con cuidado, mantener al día y, si te lo pide, entregarle o borrar. La pregunta que decide cada campo es sencilla: ¿lo voy a usar?

Qué datos pedir

Para empezar a trabajar con un cliente te bastan cuatro bloques de información:

Bloque	Qué incluye	Para qué lo usas
Contacto	Nombre, correo y teléfono	Darle acceso, avisarle y hablar con él
Objetivo y nivel	Qué quiere conseguir y desde dónde parte	Elegir el plan y ver si avanza
Disponibilidad	Qué días y a qué horas puede entrenar	Organizar sesiones y agenda
Lo que registráis	Sesiones, medidas o check-ins, si los usáis	Seguir su evolución

El último bloque no se pide el primer día: se va llenando con lo que hacéis juntos. Y dentro de él también se elige. Si no vas a usar medidas, no las tomes; si las vas a usar, decide antes cuáles y cada cuánto, y díselo.

Para cada campo de tu ficha, prueba a escribir al lado para qué lo usas. Si no encuentras una respuesta concreta, ese campo sobra.

Qué datos sobran

Sobran los datos que se piden «por si acaso». Algunos ejemplos:

• Datos de identidad o de domicilio que no usas para nada concreto.
• Copias de documentos que te mandan «para que lo tengas» y que no vas a consultar.
• Fotos sin un permiso aparte, aunque te las mande él por mensaje.
• Información sobre otras personas: su pareja, su familia o sus compañeros de trabajo.
• Opiniones personales sobre el cliente escritas en las notas.

Lo que no está en la ficha no se puede perder, filtrar ni reenviar por error. Y te ahorra trabajo cuando un cliente te pide ver sus datos o borrarlos.

La norma: solo lo necesario

El artículo 5.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) dice que los datos personales serán «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados», y a ese principio lo llama «minimización de datos».

El mismo artículo, en su apartado 1.d), añade que los datos serán «exactos y, si fuera necesario, actualizados».

Qué es «necesario» en tu caso depende de tu servicio: no se necesita lo mismo para un plan online que para entrenar a alguien en sala. Si tienes dudas, consúltalo con un profesional de protección de datos; lo esencial de la norma para tu negocio lo resumimos en protección de datos para entrenadores personales.

Datos de salud: aparte y con su permiso

Parte de lo que acaba en la ficha de un cliente puede ser información sobre su salud. El RGPD define los «datos relativos a la salud» como «datos personales relativos a la salud física o mental de una persona física, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud».

Su artículo 9.1 prohíbe tratar, entre otras categorías, los «datos relativos a la salud», y el 9.2.a) levanta esa prohibición, entre otros supuestos, cuando «el interesado dio su consentimiento explícito para el tratamiento de dichos datos personales con uno o más de los fines especificados».

Qué datos de tu ficha entran en esa definición depende de cuáles recojas y para qué. Si te apoyas en su consentimiento, en la práctica conviene:

• Pedirlo antes de registrar ningún dato de salud, explicando para qué lo vas a usar.
• Dejar constancia de cuándo lo dio.
• Guardar esos datos solo donde trabajas con ellos, no en chats ni en hojas sueltas.
• Tratar las fotos corporales aparte, con su propio consentimiento, como contamos en fotos de progreso y consentimiento.

Escribe como si fuera a leerlo

Las notas de la ficha son útiles: lo que te contó en la primera sesión, lo que le resulta cómodo, lo que prefiere evitar. Pero esas notas son datos suyos, y tu cliente puede pedirte verlos. El artículo 15.3 del RGPD dice que «El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento».

Por eso, dos reglas prácticas para las notas:

• Hechos, no juicios. «Prefiere entrenar por la mañana» sirve; una opinión sobre su carácter, no.
• Nada que no le dirías a la cara. Si te pide una copia de sus datos, la nota irá dentro.

Y mantén la ficha al día: si cambia su objetivo, su teléfono o su disponibilidad, cámbialo también en la ficha, y si un dato ya no te sirve, quítalo.

Cómo lo resuelve Entrenify

En Entrenify, la ficha de cada cliente reúne lo que necesitas para trabajar con él:

• Datos de la ficha: nombre, correo, teléfono, sexo, fecha de nacimiento, altura, objetivo, nivel y peso objetivo. Solo el nombre es obligatorio, y el correo solo es imprescindible si le vas a invitar a su app.
• Medidas: peso y perímetros (cintura, cadera, pecho, brazo, pierna) y porcentaje de grasa, que puede registrar el cliente o el entrenador.
• Consentimiento de salud: lo da el cliente desde su app y queda registrada la fecha, que ves en su ficha. Sin él no se pueden registrar sus medidas, tampoco las que tomas tú, y tú no puedes aceptar por él.
• Fotos: llevan un consentimiento aparte del de los datos de salud.
• Documentos: lo que subes a su ficha no se comparte con el cliente hasta que tú decides compartirlo.
• Notas: la nota que escribes en su ficha forma parte de la copia de sus datos.
• Copia y borrado: desde su ficha puedes descargar una copia de sus datos y, si te lo pide, borrarlos; el propio cliente también puede descargar su copia desde su app.

Lo que no hace: no decide por ti qué datos pedir ni redacta la información que das a tus clientes sobre sus datos. Qué hacer con la ficha cuando un cliente se va lo contamos en la baja de un cliente y sus datos, y el resto del producto está en la portada de Entrenify.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (Reglamento general de protección de datos): artículos 4.15, 5.1, 9 y 15. BOE (DOUE).