Cuando un cliente se da de baja: qué hacer con sus datos

Cuando gestionas la baja de un cliente como entrenador personal, sus datos tienen tres caminos: conservarlos archivados mientras los necesites, entregarle una copia si te la pide y suprimirlos si te lo pide o cuando ya no hagan falta. Lo importante es decidirlo con un criterio que puedas explicar, no sobre la marcha, porque borrar no tiene vuelta atrás y conservar sin motivo tampoco es buena idea.

Primero, cerrar bien

Antes de pensar en los datos, cierra la relación: confirma la fecha de la baja, deja de cobrar la cuota, cierra su acceso a la app y despídete con un mensaje. Pregúntale el motivo sin discutir; cómo detectar antes a quien está a punto de irse lo contamos en cómo retener a tus clientes.

Y cuéntale qué va a pasar con sus datos: si los vas a conservar y para qué, que puede pedirte una copia y que puede pedirte que los borres. Mejor que lo oiga de ti a que tenga que preguntarlo.

¿Cuánto tiempo conservar sus datos?

Sobre cuánto tiempo, la norma da un principio, no un plazo. El artículo 5.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) dice que los datos se mantendrán de forma que se permita identificar a su titular «durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales».

Qué es «necesario» depende de para qué los tenías y de si otra norma te pide guardar algo, así que aquí no damos plazos. Lo que sí conviene es decidirlo de antemano: el artículo 13.2.a) del RGPD pide informar al cliente, cuando recoges sus datos, del «plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo».

Mientras tanto, que los datos de quien se ha ido no estén a la vista en tu día a día: fuera de tu lista de clientes activos, de tus avisos y de tus grupos de mensajes.

Si te pide una copia

El derecho de acceso está en el artículo 15 del RGPD, y su apartado 3 dice que «El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento».

Si además los quiere para llevárselos a otro profesional, el artículo 20 le reconoce, en determinados casos, el derecho a recibir los datos que te facilitó «en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica».

En los dos casos hay plazo: el artículo 12.3 dice que le informarás de tus actuaciones «en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud», con posibilidad de prórroga en algunos casos.

Si te pide que los borres

El artículo 17 del RGPD regula el derecho de supresión. Según ese artículo, el responsable «estará obligado a suprimir sin dilación indebida los datos personales» cuando se dé alguno de los supuestos que enumera, entre ellos que los datos ya no sean necesarios para los fines para los que se recogieron o que el interesado retire el consentimiento en que se basaba el tratamiento y este no se base en otro fundamento jurídico.

El mismo artículo recoge excepciones, por ejemplo cuando el tratamiento sea necesario «para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones».

En España, además, el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) dice que «El responsable del tratamiento estará obligado a bloquear los datos cuando proceda a su rectificación o supresión».

Según ese mismo artículo, el bloqueo consiste en «la identificación y reserva de los mismos, adoptando medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento, incluyendo su visualización», salvo para ponerlos a disposición de jueces, tribunales y otras autoridades.

Qué tienes que bloquear, durante cuánto tiempo y cuándo puedes borrarlo del todo depende de tu caso: consúltalo con un profesional de protección de datos antes de suprimir, porque la supresión no se puede deshacer.

Lista de comprobación de una baja

1. Fecha de baja confirmada con el cliente.
2. Cuota desactivada, sin borrar los cobros pasados.
3. Acceso a la app cerrado.
4. Mensaje de despedida enviado, contándole qué pasará con sus datos.
5. Ficha archivada: fuera de tu lista activa, sin borrar nada todavía.
6. Fuera de grupos de mensajes y de listas de difusión.
7. Si pide una copia: entregada y anotado cuándo.
8. Si pide la supresión: revisado antes qué tienes que conservar, y anotado cuándo se hizo.

Cómo lo resuelve Entrenify

• Archivar sin borrar: dar de baja a un cliente no borra nada. Sale de tu lista y de tu panel, se conserva su histórico, se le cierra el acceso a la app y se anula cualquier invitación pendiente. Queda anotada la fecha de la baja, y si vuelve, lo reactivas y le mandas de nuevo el acceso desde su ficha.
• Plazas del plan: los clientes archivados no cuentan como activos para el tope de clientes activos del plan Esencial.
• Cuota: puedes desactivarla sin borrarla; deja de contar en el ingreso recurrente y en quién te debe, y sus cobros pasados siguen ahí.
• Copia de sus datos: desde su ficha descargas un archivo JSON con su ficha, medidas, entrenamientos, check-ins, mensajes, citas, cuotas y cobros, entre otros datos; el cliente también puede descargarlo desde su app. De las fotos, la copia recoge la fecha y el ángulo, no las imágenes, y de los documentos, el título, la categoría y la fecha: si te pide también los archivos, tendrás que entregárselos aparte.
• Supresión: desde su ficha puedes borrar sus datos, y es irreversible. Se borran sus entrenamientos, medidas, check-ins, fotos, documentos, mensajes, comidas, citas, cuotas y cobros, y su ficha y su cuenta quedan anonimizadas.

Lo que no hace: Entrenify no aplica plazos de conservación por ti ni tiene una función de bloqueo: la supresión borra. Si en tu caso tienes que conservar algo, decídelo antes de suprimir. Qué contar a tus clientes sobre sus datos desde el primer día lo tienes en protección de datos para entrenadores personales, y el resto del producto, en la portada de Entrenify.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (Reglamento general de protección de datos): artículos 5, 12, 13, 15, 17 y 20. BOE (DOUE).
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (texto consolidado): artículo 32. BOE.