Formas de cobro para entrenador personal

Las formas de cobro de un entrenador personal (efectivo, transferencia, Bizum, tarjeta o domiciliación) se diferencian en tres cosas que importan más que la comodidad: quién mueve el dinero, cuándo te enteras de que ha llegado y cuánto te cuesta después saber quién ha pagado. Elige pocas, ponlas por escrito y apunta cada cobro en el mismo sitio venga por donde venga. Aquí tienes cómo comparar cada forma, cómo combinarlas y cómo llevar el control sin perseguir a nadie.

Cuatro preguntas para comparar formas de cobro

Antes de decidir qué aceptas, mira cada forma de pago con estas cuatro preguntas. Las respuestas te dicen cuánto trabajo te va a dar cada mes:

1. ¿Quién mueve el dinero? Si depende de que el cliente se acuerde, habrá despistes. Si el cargo lo inicias tú, el trabajo está en preparar el cargo y en atender los que no salgan.
2. ¿Cuándo te enteras de que ha pagado? En el momento, cuando miras la cuenta o cuando el cliente te lo dice. Cuanto más tarde lo sepas, más tarde detectas un impago.
3. ¿Qué necesitas tener o contratar? Nada, una cuenta bancaria, un datáfono o un servicio con tu banco o con un proveedor, cada uno con sus condiciones.
4. ¿Cómo sabrás luego de quién es cada pago? Un ingreso sin nombre en el extracto es una pequeña investigación cada vez.

Cada forma de cobro, vista con esas preguntas

Efectivo

Lo mueve el cliente y lo sabes en el momento, sin intermediarios. Su punto débil es el rastro: si no lo apuntas al recibirlo, no queda constancia en ningún sitio, y a final de mes nadie recuerda si fue en esta sesión o en la anterior. Si lo aceptas, apúntalo antes de que el cliente se vaya.

Transferencia

La hace el cliente desde su banco. Te enteras cuando lo ves en tu cuenta, así que necesitas mirarla con un ritmo fijo. Pide que en el concepto vaya su nombre y el periodo que paga: te ahorra adivinar de quién es cada ingreso. Si el cliente la programa como periódica, no depende de su memoria, pero tendrá que cambiarla él si cambias la cuota.

Bizum

El cliente lo envía desde el móvil, y en presencial puede hacerlo al acabar la sesión, delante de ti. Igual que con la transferencia, conviene que ponga su nombre en el concepto. Antes de usarlo para cobrar tu actividad, pregunta a tu banco qué condiciones aplica.

Tarjeta

Con un datáfono propio o un enlace de pago de un proveedor, el cliente paga en el momento y tú lo sabes en el momento. A cambio, contratas el servicio y el proveedor aplica su tarifa: revisa sus condiciones antes de ofrecerlo.

Domiciliación

Aquí el cargo lo inicias tú, así que no depende de que el cliente se acuerde. Hay que contratarla con tu banco o con un proveedor, que te explicarán qué necesitan del cliente y qué condiciones aplican. El trabajo cambia de sitio: ya no es recordar a nadie que pague, sino preparar los cargos y atender los que no salgan.

Pocas formas, elegidas según el servicio

Aceptar todas las formas posibles parece más cómodo para el cliente, pero multiplica los sitios donde tienes que mirar. Elige dos o tres según cómo trabajas:

• Cuota periódica. Encaja con lo que no depende de la memoria del cliente: domiciliación o transferencia periódica, y una alternativa para quien no quiera.
• Bono o pago único. Se paga una vez: transferencia, Bizum o tarjeta en el momento de comprarlo.
• Presencial. Bizum o tarjeta al terminar la sesión, o efectivo si lo apuntas en el momento.
• Online. Lo que no exige estar delante: transferencia, domiciliación o un enlace de pago.

Si todavía estás decidiendo si cobrar por cuota o por bono, lo tienes en cuota mensual o bono de sesiones.

Cómo llevar el control: un registro y una revisión

La forma de pago importa menos que la disciplina de apuntar. Da igual por dónde entre el dinero: si cada cobro queda registrado en el mismo sitio, con fecha, importe y forma de pago, sabrás en cualquier momento quién está al día.

1. Apunta en el momento. El efectivo y el Bizum al recibirlos; las transferencias y las domiciliaciones cuando las veas en la cuenta.
2. Concilia una vez a la semana. Compara tu registro con el extracto: un ingreso sin apuntar o un cobro apuntado que no ha llegado salen enseguida.
3. Corrige los errores. Un cobro mal apuntado deja a un cliente «al día» sin haber pagado. Bórralo y apúntalo bien.
4. Mira quién debe. Con todo apuntado, la lista de cuotas vencidas sin cobro es fiable, y la conversación con quien se retrasa puede ser el mismo día. Qué decir y cuándo lo tienes en cobrar por suscripción y evitar impagos.

Con los cobros al día, el resto de cifras también se puede creer: qué mirar cada semana y cada mes lo tienes en los números del negocio de un entrenador personal.

Qué poner por escrito sobre las formas de pago

Tu política de cobro tiene que decir, en lenguaje llano:

• Qué formas de pago aceptas, y solo esas.
• Qué día o en qué momento se paga.
• Qué hay que poner en el concepto de una transferencia o un Bizum.
• Qué pasa si un cargo domiciliado no sale o si un pago llega tarde.
• Cómo se cambia de forma de pago y con cuánta antelación hay que avisarte.

Entrégala al empezar, antes de la primera sesión. Cuando alguien se retrase, poder remitirle a algo que ya leyó convierte el recordatorio en un trámite.

Cómo lo lleva Entrenify (y qué no hace)

Entrenify lleva el registro y el seguimiento de lo que te pagan tus clientes, no el cobro en sí:

• Cada cobro, con su forma de pago. Registras el importe, la fecha, la forma de pago (efectivo, transferencia, Bizum, tarjeta, domiciliado u otro) y, si quieres, un concepto. Al registrarlo como pago de su cuota, si esta es periódica, se adelanta su próximo cobro; un cobro aparte no la mueve.
• Cómo te pagan. El panel de negocio reparte los cobros de los últimos seis meses por forma de pago. El método se guarda en cada cobro, así que es un dato, no una estimación.
• El mes, día a día. Un calendario enseña lo cobrado, lo que vence y lo vencido de cada día.
• Corregir un error. Puedes quitar un cobro mal apuntado; si era el último de esa cuota, se deshace el adelanto de su próximo cobro.
• Quién debe y el recordatorio. Ves las cuotas activas cuyo próximo cobro ya pasó, y desde la conversación con el cliente le recuerdas la cuota pendiente: le llega como aviso en su app y por correo, con el importe.

Lo que no hace: Entrenify no es una pasarela de pago ni cobra a tus clientes por ti. «Domiciliado» o «tarjeta» son la forma en que te pagaron, no un cargo que haga Entrenify. El recordatorio de pago no sale solo (lo envías tú cuando quieres) y no emite factura fiscal.

Hay dos planes: Esencial, 22 € al mes + IVA, para seguir hasta 20 clientes activos; y Pro, 32 € al mes + IVA, sin tope de clientes, con web pública propia y automatizaciones.